Hoe controleer ik het btw-nummer?
U kunt een btw-nummer gratis controleren via de Europese dienst VIES, die aangeeft of het nummer geldig is en aan welke entiteit het toebehoort.
In België neemt het btw-nummer het ondernemingsnummer over, voorafgegaan door de landcode.
Een validatie bevestigt het bestaan van het nummer, niet de gezondheid van de onderneming noch de kwaliteit van haar werk.
Waar en hoe controleert u een btw-nummer?
De Europese dienst VIES laat toe de geldigheid van een btw-nummer binnen de Unie gratis te controleren. Het volstaat er het nummer op de offerte in te voeren om te weten of het actief is en aan welke entiteit het gekoppeld is. De stap is snel en voor iedereen toegankelijk.
In België is dat btw-nummer rechtstreeks verbonden met het ondernemingsnummer: het gaat om dezelfde identificatie, voorafgegaan door de landcode. U kunt dus het btw-nummer toetsen aan de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen om de samenhang van het geheel na te gaan.
Die controle neemt enkele ogenblikken in beslag en vormt een eenvoudige reflex voor men zich op een offerte verbindt.
Wat bevestigt de validatie precies?
Een VIES-validatie bevestigt dat het nummer bestaat, dat het actief is en dat het aan een bepaalde entiteit toebehoort. Het is een fiscale identiteitscontrole: ze stelt vast dat de onderneming wel degelijk btw-plichtig is onder dat nummer.
Die bevestiging zegt daarentegen niets over de financiële toestand van de onderneming, haar ernst of de kwaliteit van haar werken. Een geldig nummer is geen waarborg van stevigheid: het getuigt enkel van een bijgewerkte administratieve status.
Men moet dat resultaat dus lezen voor wat het is: een baksteen tussen andere in de controle van uw gesprekspartner, nuttig maar gedeeltelijk.
Wat doet u als het nummer een probleem stelt?
Een ongeldig btw-nummer, of een nummer dat naar een andere entiteit verwijst dan die op de offerte, is een tegenstrijdigheid die u beter uitklaart voor u tekent. Dat kan voortkomen uit een gewone invoerfout, maar ook een ernstiger identificatieprobleem onthullen.
In dat geval is de juiste stap de onderneming om uitleg te vragen en te toetsen aan de andere openbare gegevens. De naam, het adres en het ondernemingsnummer moeten een samenhangend geheel vormen met het btw-nummer.
Een onverklaarde tegenstrijdigheid is een waarschuwingssignaal: ze verantwoordt voorzichtigheid voor elke verbintenis en elke betaling.
Volstaat de controle van het btw-nummer?
Nee. Het btw-nummer controleren is nuttig, maar het is slechts een stap. Ze bevestigt een status, zonder informatie over de solvabiliteit, het bestaan van procedures of de kwaliteit van het werk. Andere openbare controles vullen ze nuttig aan.
Die stap past in een geheel: identiteit van de onderneming, actieve status, afwezigheid van insolventieprocedure, samenhang van de gegevens. Het btw-nummer is er een schakel van, niet de volledige controle.
Die controles combineren geeft een betrouwbaarder beeld van uw gesprekspartner dan één enkele losse controle.
Wat DevisSecure op uw offerte nakijkt
Het btw-nummer moet in een samenhangend geheel passen. De analyse bekijkt:
- of de offerte een ondernemingsnummer en een btw-nummer vermeldt die onderling samenhangen
- of de naam, het adres en die nummers zichtbaar op dezelfde entiteit slaan
- of de identificatiegegevens volledig genoeg zijn voor een controle
- de identiteitstegenstrijdigheden die een opheldering voor de ondertekening verdienen
Wat u zelf gratis kunt nakijken
Om een btw-nummer te controleren:
- de Europese dienst VIES gebruiken om de geldigheid van het nummer na te gaan
- het btw-nummer toetsen aan de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
- uitleg vragen bij een tegenstrijdigheid tussen het nummer en de naam op de offerte
Deze richtpunten leggen uit hoe u een btw-nummer controleert en wat dat bevestigt. Ze zeggen niet of uw offerte een samenhangend geheel vormt: enkel het onderzoek van uw echte document laat toe te zien of de identiteit van de onderneming, btw-nummer inbegrepen, steek houdt.
Is de identiteit van de onderneming samenhangend op uw offerte?
Dien uw offerte in: de analyse kijkt de samenhang van de identificatiegegevens na, van het ondernemingsnummer tot het rekeningnummer.
Mijn offerte analyseren